Waarom een gewoon POS vaak niet voldoet
In het verleden heb ik een aantal keren over Point of Sale systems geschreven. En nog niet zo gek lang geleden -het lijkt inmiddels een eeuwigheid- kreeg ik de vraag van een lezer, of er ook Point of Sale systemen bestaan die ook geschikt zijn voor de horeca.
Toen ze dat vroeg, begreep ik gelijk wat het probleem was. En nee, ik was mij niet bewust van het bestaan van een Point of Sale systeem wat kan ‘praten’ met WooCommerce en wat geschikt is voor de horeca. Maar ik zou op zoek gaan en als ik iets zou vinden, zou ik hier over schrijven.
En toen kwam de corona crisis. Niemand ging meer naar een restaurant of een café.
Maar waarom is een ‘gewoon’ Point of Sale systeem minder geschikt voor de horeca. Laat ik eens een aantal zaken noemen die essentieel zijn voor een goed POS systeem voor die sector. En die ontbreken in alle POS plugins voor WooCommerce die ik tot dan toe bekeken had.
Je klanten betalen pas later
Bij een kassa in een supermarkt werkt het allemaal heel eenvoudig. Jij slaat de producten aan en de klant betaalt. Het gebeurt af en toe, dat een klant niet direct kan betalen (hij heeft bijvoorbeeld de portemonnee thuis laten liggen), in dat geval zet je de transactie even apart, en ga je door met de volgende klant.
In een horeca gelegenheid werkt het heel anders. Je hebt te maken met tientallen tot honderden klanten die constant bestellen, maar pas aan het einde afrekenen. Dat betekent dat je constant een klant opnieuw moet identificeren en producten toe moet voegen aan de ‘bestelling’ en pas later afrekent.
Een POS in de horeca is gebaseerd op plaatsen
Om dat snel identificeren mogelijk te maken zijn tafeltjes genummerd. Soms fysiek, soms alleen in de hoofden van het personeel. Het zou dus fijn zijn als een kassasysteem hier rekening mee houdt.
Maar hier komt nog een complexiteit bovenop. Mensen zijn eigenwijze wezens. En het gebeurd meer dan eens, dat mensen van tafel veranderen. Misschien omdat ze een paar vrienden tegenkomen in het café, misschien omdat de muziek de hard klinkt waar ze zitten, of er is zojuist een plek vrijgekomen met uitzicht op de rivier.
Dan is het natuurlijk fijn, wanneer de bestelling mee verplaatst kan worden naar die nieuwe tafel.
Vaak wordt later pas duidelijk hoe er betaald gaat worden
Een ander probleem is dat het meer dan eens gebeurd, dat blijkt, dat een groep klanten allerlei eigen regeltjes voor betaling heeft. Het kan dat één persoon betaalt. Dan heb je geluk. Het kan ook, dat aan het einde van de rit, de rekening gelijkelijk verdeeld wordt over alle gasten. Dat wordt al wat lastiger, maar het is nog steeds te doen.
Het kan echter ook, dat iedereen de eigen consumpties betaalt. Dan wordt het natuurlijk een hoop gedoe. Want wie heeft wat geconsumeerd? En is nadat iedereen zijn lijstje met consumpties heeft opgenoemd ook ieder product betaald?
Allemaal zaken die een gewoon POS wat minder geschikt maken voor een horecagelegenheid.
Logistiek moet op product basis gevolgd kunnen worden
Een goed POS systeem voor de horeca heeft een zogenaamde ‘kitchen view’. In de keuken waar het voedsel bereid moet worden, moet men de bestelling kunnen zien op tafel basis. Want mensen ontvangen graag de producten gelijktijdig. Niemand vind het leuk, wanneer ome Jan zijn bord al leeg heeft -omdat het anders koud wordt- terwijl tante Miep nog op haar gerechten zit te wachten.
En minstens net zo belangrijk is het om te weten wanneer een order geplaatst is (first in first out) en sowieso of die bestelling nu al geleverd is of niet.
OpenPos
Een tijdje terug liep ik zomaar ineens en toevallig tegen de OpenPos plugin aan. Een plugin die zich aanbiedt als gewoon een ander POS systeem. Een plugin die door geen nadruk te leggen op datgene waar die plugin nu eigenlijk zo goed in is -het functioneren in een horeca omgeving- eigenlijk door Google helemaal over het hoofd gezien werd.
Ik vroeg de maker van de plugin of ik deze kon evalueren voor een blogartikel en hij was hier maar al te bereid toe. Dus hier een goed naar gekeken. Nu heb ik enige ervaring met POS systemen in de horeca, ik heb aan het begin van deze eeuw gewerkt voor een bedrijf wat onder meer POS systemen leverde voor restaurants en cafés, dus ik weet ongeveer wel waar ik naar moet kijken. En ik moet eerlijk zeggen, deze plugin heeft mij niet teleurgesteld.
Eigenlijk worden alle hierboven genoemde functies door OpenPos ondersteund. Hierbij moet ik wel opmerken, dat de toewijzing van de bestellingen aan specifieke tafels achter blijft bij vergelijkbare functies in stand alone (dus niet op WordPress/Woocommerce gebouwde) oplossingen.
De standaard voor POS systemen voor de horeca is namelijk een ‘ingebouwde plattegrond’ waar niet alleen de tafelnummers voorkomen, maar waar de tafelschikking ook op een kaart te zien is.
Dit ontbreekt in OpenPos. De tafeltoewijzing gebeurd op basis van een matrix van knoppen. Maar het is goed werkbaar.
Stelheid – Prima, door het PWA karakter
Alle POS systemen maken intensief gebruik van JavaScript. Zo ook dit systeem. Omdat in steeds meer horecagelegenheden gebruik gemaakt wordt van ‘hand held’ systemen, en hier steeds vaker een tablet, fablet of telefoon voor wordt gebruikt, heb ik de plugin ook eens goed getest op een tablet en telefoon.
Omdat het POS als een PWA is uitgevoerd, is hij initieel bij het opstarten misschien wat traag, maar omdat een PWA zich ’tijdens het niets doen’ laadt, is hij na de initiële start best snel.
En voor de niet-horeca sector…
De OpenPOS plugin is een goede POS plugin voor WooCommerce die doet wat je er van kan verwachten. Hij springt er nergens uit, hij komt nergens te kort. Het enige waar deze plugin zich onderscheidt van de concullega’s is de geschiktheid voor het gebruik in de horeca sector.
